Tổ chức tiệc Tất Niên
Thông tin chi tiết
Tiệc tất niên hay Year End Party là một bữa tiệc thường được tổ chức vào dịp cuối năm mang ý nghĩa tổng kết một năm hoạt động vừa qua của doanh nghiệp hoặc là buổi tiệc sum họp của những người thân trong gia đình với nhau. Đối với doanh nghiệp, công ty bữa tiệc tất niên này có ý nghĩa rất quan trọng và cần thiết tạo nên nét đẹp trong văn hóa doanh nghiệp. Không chỉ đơn giản là một buổi tiệc liên hoan mà thông qua buổi tiệc này các thành viên sẽ cùng ngồi lại với nhau chia sẻ những thành công, những niềm vui và cả những gì chưa đạt được trong năm vừa qua. Các thành viên trong công ty sẽ cùng nhau tổng kết những thành tựu đã đạt được, rút kinh nghiệm cho những sai sót và vinh danh những cá nhân xuất sắc. Từ đây tạo tiền đề cho năm mới phát triển hơn. Cũng từ bữa tiệc này mọi người cùng nhau gạt bỏ những âu lo và thỏa sức vui chơi ăn uống trước thềm năm mới
Quy trình tổ chức tiệc tất niên cuối năm
Bất kỳ chương trình nào cũng phải trả lời cho 6 câu hỏi đó là:
1. Xác định tượng khách mời
Cần định đúng số lượng khách mời để hoạch định đúng quy mô của buổi tiệc. Đối với buổi tiệc tất niên, khách mời chắc chắn phải có các ban lãnh đạo và các thành viên trong công ty. Bên cạnh đó thể mời khách hàng, các đối tác kinh doanh…
2. Thông điệp mà doanh nghiệp cần truyền tải
Tạo ra một Concept và chủ đề riêng cho chương trình tất niên sao cho chương trình sẽ truyền đi một thông điệp rõ tới nhân viên và toàn công ty.
3. Thời điểm nào cho buổi tất niên
Buổi lễ tất niên nên thường được tổ chức vào thời điểm cuối năm. Trong không khí tất bật sắm sửa, háo hức đón chào một năm mới. Thế nên có một buổi lễ tất niên sẽ khiến cho không khí những ngày cuối năm thêm đầm ấm và sum vầy.
4. Tổ chức tiệc tất niên ở đâu
Với kinh nghiệm hơn 3 năm tổ chức sự kiện, và tổ chức tiệc cuối năm, Đông Anh media xin gợi ý tới các bạn một số địa điểm chính tổ chức tiệc tiệc cuối năm như: tổ chức tại Nhà hàng, khách sạn, khu du lịch nghỉ dưỡng, resort, village… còn rất nhiều địa điểm cụ thể bạn có thể lựa chọn để tổ chức sự kiện chương trình tất niên cho doanh nghiệp.
5. Các hoạt động trong buổi lễ
Tiệc tất niên cuối năm à dịp để các thành viên vui chơi ăn uống, tận hưởng những thành quả đạt được trong suốt thời gian qua. Chính vì thế không thể thiếu những tiết mục văn nghệ, trò chơi, món ăn ngon…
6. Buổi lễ sẽ được tổ chức như thế nào
Để có được buổi tiệc tất niên cuối năm hoàn hảo nhất doanh nghiệp bạn cần có ý tưởng và kịch bản hoàn chỉnh, thực thiện bởi đội ngũ có kinh nghiệm, tâm huyết, có thể xử lý vấn đề trong mọi tình huống.
Một số ý tưởng tổ chức tiệc tất niên cuối năm
Tuy rằng việc tổ chức tiệc tất niên năm nào cũng có nhưng để lên được ý tưởng và tổ chức tiệc tất niên sao cho hấp dẫn lại là một bài toán khó đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Ý tưởng độc đáo sẽ mang tới sự hào hứng cho các thành viên tham gia. Một ý tưởng hay không nhất thiết phải là một ý tưởng cầu kỳ, phức tạp nhưng cần phải mang tới sự mới lạ, chỉn chu. Và hơn hết là ý tưởng cần phải phù hợp với điều kiện thực tế và ngân sách được đề ra.
1. Concept buổi lễ kỉ niệm
Tổ chức tiệc rất niên là một cơ hội cực kỳ tuyệt vời để kỷ niệm hành trình phát triển của doanh nghiệp. Với concept như một buổi lễ kỷ niệm, bữa tiệc tất niên này giống như một thước phim được tua chậm về hành trình xây dựng và phát triển của doanh nghiệp các qua các năm. Những cột mốc quan trọng, sự kiện đáng nhớ sẽ được lồng ghép, đưa vào nội dung chương trình đưa khách mời tham sự trở về với những ký ức tuyệt vời. Qua đây tạo được ấn tượng và cảm xúc mạnh mẽ cho khách mời tham gia.
2. Concept Liveshow âm nhạc
Âm nhạc luôn là chủ đề tạo được sự thu hút đặc biệt với mọi người. Các hoạt động khi có sự tham gia nhiệt tình của các thành viên nội bộ sẽ góp phần nâng cao văn hóa doanh nghiệp và sự tự hào của nhân viên với công ty. Việc lồng ghép các tiết mục văn nghệ của nhân viên công ty vào những tiết mục trình diễn của các ca sĩ khách mời sẽ tạo nên điểm nhấn riêng dành cho buổi tiệc. Khiến cho bữa tiệc sự gần gũi và không khí khác biệt hơn so với những buổi tiệc thông thường khác. Không chỉ thế concept này còn giúp khách mời tham dự có thể thư giãn, hòa mình vào giai điệu của bữa tiệc.
3. Concept độc đáo, mới lạ
Thay vì việc chọn một concept cơ bản chỉ có phát biểu và trao bằng khen như thông thường. Bạn có thể chọn concept biến tấu thành một buổi dạ tiệc với các chủ đề được định sẵn như: White night party, Color party, Prom night party,… Ý tưởng cho concept dạ tiệc có thể dựa trên phong cách, hình thức của công ty hoặc cá nhân thành viên trong doanh nghiệp. Các chủ đề độc lạ, có thể điểm mặt qua như: Concept thập niên 80, 90, concept Tuổi thanh xuân…..
4. Khái niệm theo xu hướng hot
Doanh nghiệp bạn là một doanh nghiệp trẻ và nhân viên hầu hết đều trẻ trung và năng động thì concept này là sự lựa chọn hoàn hảo. Concept này sẽ mang tới một làn gió mới cho bữa tiệc tất niên của bạn khiến nó không bị trùng lặp với các năm trước. Bạn có thể lên ý tưởng dựa trên những chủ đề đang được bàn tán nhiều nhất ở thời điểm hiện tại. Ví dụ như một bộ phim nổi tiếng, hay những bài nhạc, điệu nhảy đang trend hoặc một chương trình gameshow đang hot.
Lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cuối năm công ty
1. Xác định ngân sách tổ chức
Trước khi lên ý tưởng hay chủ đề cho bữa tiệc cần phải xác định được ngân sách dự trù cho buổi tiệc. Bởi sẽ có rất nhiều chi phí mà bạn sẽ phải chi trả cho buổi tiệc này bao gồm: chi phí thuê địa điểm, setup trang trí,…… Khi xác định được chi phí dự trù thì các phần chuẩn bị sau sẽ suôn sẻ hơn.
2. Lên ý tưởng, chủ đề cho bữa tiệc
Cuối năm là thời điểm có rất nhiều buổi tiệc tùng được tổ chức. Chính vì thế, nếu ý tưởng buổi tiệc cuối năm không có sự mới mẻ và sáng tạo thì chắc chắn sẽ tạo ra sự nhàm chán cho khách mời tham dự. Khi đã có ý tưởng thì chúng ta sẽ lên chủ đề cho sự kiện. Chủ đề cần được hiểu là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát là biểu tượng chứa đựng mục đích và thông điệp chính của sự kiện.
3. Lập danh sách khách mời
Số lượng khách mời tham gia sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô chương trình. Nếu không tính được số lượng khách mời tham dự thì sẽ rất dễ gây nên tình trạng quá tải cho buổi lễ. Khi tình trạng quá tải diễn ra sẽ dẫn tới doanh nghiệp mất kiểm soát chương trình và làm cho ngân sách dự trù bị thiếu hụt.
4. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức
Thời gian tổ chức Year End Party thường sẽ được ấn định vào ngày cuối tuần. Vừa vào thời điểm cuối năm cũng là ngày nghỉ của tất cả mọi người. Khoảng thời gian diễn ra sự kiện sẽ kéo dài vào khoảng 120 phút vậy nên khung giờ 18 giờ tới 20 giờ là khoảng thời gian đẹp nhất. Thời gian sự kiện quá ngắn sẽ rất khó đạt được mục đích mà buổi lễ mong muốn. Còn nếu quá dài sẽ gây ra nhàm chán và mệt mỏi cho người tham dự.
5. Các tiết mục văn nghệ
Liên hoan cuối năm thành công cần phải có sự chuẩn bị chu đáo trong tất cả các khâu nhất là kịch bản. Để lên ý tưởng kịch bản, người phụ trách phải có trách nhiệm sắp xếp hợp ý và linh hoạt các phần sẽ có trong kịch bản.. Đồng thời kịch bản phải tạo được điểm nhấn và giúp khuấy động không khí. Các tiết mục văn nghệ sẽ là cầu nối giữa các phần chương trình với nhau.
Chi phí tổ chức tiệc tất niên cuối năm trọn gói
1. Chi phí thuê mặt bằng
Thuê địa điểm tổ chức là hạng mục tốn kém bậc nhất trong trong kế hoạch dự trù chi phí tiệc tất niên. Nếu doanh nghiệp bạn đã có sẵn khuôn viên rộng lớn thoáng mát thì có thể tận dụng để tổ chức tiệc. Những dù thế bạn vẫn phải quan tâm tới các chi phí thuê ô dù và nhà bạt đấy nhé. Nếu bữa tiệc có sự tham dự của các đối tác quan trọng thì bạn cần phải cân nhắc việc chọn nhà hàng hay khách sạn để tổ chức đấy nhé. Điều này sẽ làm tăng thêm sự trang trọng và tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp bạn từ đó tạo được ấn tượng mạnh mẽ cho phía đối tác.
2. Chi phí Setup âm thanh sân khấu, ánh sáng
Khi bạn sử dụng dịch vụ của nhà hàng, khách sạn hoặc trung tâm hội nghị thì phần chi phí setup sân khấu này sẽ được tính kèm với chi phí thuê địa điểm tổ chức tiệc. Tuy nhiên, nếu địa điểm tổ chức không có sẵn hệ thống âm thanh, ánh sáng thì chi phí lắp đặt cần phải được phân bố rõ ràng tránh thiếu hụt. Chính điều này khiến cho việc tổ chức ngoài trời sẽ tốn kém hơn so với các sân khấu trong không gian kín.
3. Chi phí trang trí bối cảnh
Để bữa tiệc tất niên thêm phần chỉn chu hơn thì phần trang trí bối cảnh là hạng mục hết sức quan trọng. Chi phí cho hạng mục này là chắc chắn phải có và cần phải được phân bố rõ ràng theo các mục. Dựa vào chủ đề của buổi tiệc mà những thứ cần thiết sẽ được lên danh sách và chuẩn bị.
Tiệc tất niên cũng cần được trang trí chỉn chu, tạo nên sự độc đáo và ấn tượng. Chi phí tiệc tất niên cuối năm dành cho hạng mục trang trí chắc chắn là hạng mục cần thiết phải có và cần được phân bố rõ ràng trong kế hoạch tổ chức. Dựa vào concept chính của buổi tiệc cũng như ý tưởng tổ chức để lên danh sách những thứ cần chuẩn bị.
4. Chi phí ăn uống
Đây là khoản chi phí mà bất kỳ buổi tiệc tất niên nào nó cũng là bắt buộc. Thông thưởng khoản chi phí cho việc ăn uống sẽ chiếm khoảng 30 – 50%ngân sách của chi phí dự trù. Với việc phân bố chi phí theo tỷ lên như trên thì bàn tiệc sẽ có đa dạng món ăn và đầy đủ từ khai vị tới tráng miệng. Thực đơn phong phú, ngon miệng và được trang trí đẹp mắt là cách tốt nhất gây ấn tượng tới các khách mời. Chính vì thế, chi phí ăn uống tiệc tùng cần được cân nhắc kỹ để đảm bảo sự hoàn hảo cho buổi tất niên.
5. Chi phí thuê MC, Vũ đoàn và nhân sự hỗ trợ
Để không khí của buổi tiệc thêm sôi động thì việc thuê MC, ca sĩ hay các vũ đoàn là việc không thể thiếu. Tuy rằng giá thuê MC sự kiện, ca sĩ và vũ đoàn không quá cao nhưng nếu thuê riêng lẻ sẽ phát sinh ra nhiều chi phí. Vậy nên hãy lựa chọn những địa chỉ uy tín về nhân sự. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí đông thời tiết kiệm được thời gian và công sức.
