Tổ chức hội thảo

Tổ chức hội thảo là hình thức sự kiện đã quá quen thuộc với các doanh nghiệp hiện nay và góp phần không nhỏ trong việc thúc đẩy doanh số hàng năm của doanh nghiệp thông qua quá trình chia sẻ thông tin và thu thập ý kiến về thương hiệu và sản phẩm từ phía khách hàng, đối tác nhằm nâng cao chất lượng tiếp thị và sản phẩm, dịch vụ.

 Có rất nhiều người bị nhầm lẫn về cách dùng từ “hội thảo” và “ hội nghị” vì nếu xét về hình thức tổ chức thì có vẻ giống nhau, nhưng xét về tính chất của mỗi chương trình lại có những điểm khác nhau không thể gộp chung. Chính vì vậy bài viết hôm nay Đông Anh media – Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp muốn chia sẻ những thông tin chi tiết về Hội thảo và quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp để bạn dễ dàng nhận biết về một chương trình hội thảo là như thế nào nhé.

Tổ chức hội thảo là gì?

Tổ chức hội thảo là cuộc gặp gỡ của một nhóm người để cùng nhau thảo luận về một vấn đề chung, thực hiện các đối thoại, thăm dò ý kiến khách hàng hoặc chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm về ngành nghề. Tổ chức hội thảo cũng chính là dịp để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu và duy trì các mối quan hệ khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng tiềm năng trong tương lai. Đồng thời thúc đẩy sự mật thiết với các cơ quan truyền thông nhằm quảng bá thương hiệu và hình ảnh của công ty.

Ý nghĩa của việc tổ chức Hội Thảo

1. Xây dựng hình ảnh, thương hiệu

Khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào, các tổ chức, doanh nghiệp đều mong muốn thông qua sự kiện, hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp sẽ được nhiều người biết đến hơn. Trên thực tế, nhiều tổ chức, doanh nghiệp xem như việc tổ chức hội thảo như một hoạt động trong kế hoạch marketing giúp tăng độ nhận diện và uy tín thương hiệu. 

Các sự kiện hội thảo thường được trang trí và tổ chức theo phong cách phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Do đó, khi khách mời đến với hội thảo, ngoài việc lắng nghe những chia sẻ của diễn giả trong không gian mang đậm màu sắc doanh nghiệp, khách mời còn có cơ hội tiếp xúc trực tiếp với lãnh đạo các tổ chức doanh nghiệp, từ đó đưa hình ảnh thương hiệu đến gần hơn với khách hàng. 

Ngoài ra, tại các sự kiện hội thảo, luôn có khu vực check in kèm theo các hashtag để khách mời chụp ảnh lưu niệm. Nếu khách hàng đăng tải hình ảnh này lên mạng xã hội, hình ảnh thương hiệu đã có cơ hội được tiếp cận với nhiều khách hàng hơn. 

2. Tạo lòng tin với khách hàng

Khách mời khi đến với hội thảo thường để lắng nghe các diễn giả nói về các vấn đề mà họ đang quan tâm. Nếu các doanh nghiệp tổ chức các sự kiện hội thảo để chia sẻ các kiến thức, sẽ thu hút được sự chú ý của nhiều người đến sự kiện. Nếu sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp sẽ gây được ấn tượng với khách hàng, từ đó tạo được sự tin tưởng của khách đối với thương hiệu.

Khi đã có được lòng tin của khách hàng, việc bán các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp sẽ diễn ra dễ dàng và thuận lợi hơn. 

3. Quảng bá sản phẩm, dịch vụ

Các chương trình hội thảo còn là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Trước các chương trình hội thảo, các doanh nghiệp thường chiếu các video giới thiệu doanh nghiệp, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Các video được chiếu đi chiếu lại nhiều lần trong khoảng thời gian đón khách. Đó là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ đến các khách mời tham gia hội thảo. 

4. Giải quyết các vấn đề tồn đọng

Các sự kiện hội thảo giải quyết các vấn đề tồn đọng thường là hội thảo tổ chức trong nội bộ doanh nghiệp và giải quyết các vấn đề chuyên biệt hoặc các hội thảo chuyên đề – chuyên môn. 

Các buổi hội thảo sẽ xoay quanh một số vấn đề của liên quan đến tổ chức, doanh nghiệp. Người diễn giả và tham gia hội thảo này thường là các chuyên gia, người có kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực đó. Hội thảo sẽ được tổ chức nhằm đưa ra và thảo luận về một vấn đề thực tiễn, về các trở ngại hoặc sự phát triển liên quan đến doanh nghiệp. 

Hội thảo giải quyết các vấn đề tồn đọng thường có thời gian tổ chức từ 2 – 5 ngày liên tục. Bởi lẽ, các vấn đề được đưa ra trong hội thảo đều là các vấn đề cấp bách hoặc các vấn đề chưa có hướng giải quyết. Do đó, khi các vấn đề được đưa ra để thảo luận, sẽ mất khá nhiều thời gian để mọi người trao đổi và thống nhất các phương án giải quyết phù hợp. 

Ý tưởng tổ chức Hội Thảo ấn tượng

1. Kết hợp tiệc liên hoan, tiệc nhẹ với tổ chức hội thảo

Sự kiện hội thảo thường được tổ chức kéo dài từ 1 – 2 ngày. Do sự kéo dài của sự kiện, các sự kiện hội thảo thường được tổ chức kết hợp với tiệc ăn nhẹ hoặc tiệc liên hoan. Đây được xem là ý tưởng không còn mới nhưng vẫn được các tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn bởi sự tiện lợi của nó. Việc kết hợp tiệc với tổ chức sự kiện hội thảo mang đến cho khách mời trải nghiệm tốt nhất khi tham gia sự kiện. 

Tiệc liên hoan có thể diễn ra ngay trong sự kiện hoặc sau khi kết thúc sự kiện tùy theo tính chất của từng sự kiện. Với các sự kiện lớn, có tính chất nghiêm túc như workshop, hội nghị thảo khoa học, hội thảo tập huấn,… tiệc liên hoan nên được tổ chức sau khi kết thúc sự kiện.

2. Kết hợp tổ chức các mini game, tiết mục văn nghệ với tổ chức hội thảo

Tổ chức sự kiện kết hợp mini game được xem là ý tưởng hiệu quả để thu hút sự quan tâm của khách hàng đến với sự kiện. Ý tưởng này thường được các công ty sử dụng để tổ chức các sự kiện hội thảo. Mini game bốc thăm trúng thưởng là trò chơi phù hợp với các sự kiện hội thảo và được đặt vào cuối hội thảo để giữ chân khách hàng ở lại cho đến khi kết thúc hội thảo.

Thông thường, các cuộc hội thảo diễn ra khá khô khan, nhàm chán. Vì vậy, bạn có thể kết hợp tổ chức hội thảo với các tiết mục văn nghệ để hội thảo trở nên hấp dẫn và lôi cuốn hơn. Các buổi biểu diễn văn nghệ nên được xen kẽ với các phần khác của hội thảo để khách mời có không gian thư giãn, thoải mái đầu óc. Nếu bạn có kinh phí cho một hội thảo lớn, bạn có thể cân nhắc việc thuê các ca sĩ nổi tiếng để tạo tiếng vang cho hội thảo, thu hút giới truyền thông.

Các hình thức tổ chức hội thảo phổ biến

Các hình thức tổ chức hội thảo ngày nay không còn quá xa lạ trong cuộc sống, các hình thức quen thuộc dễ dàng thấy trong các tổ chức doanh nghiệp như:

1. Hội thảo chuyên đề – chuyên môn

Đây là buổi hội thảo liên quan giữa các chuyên gia và các doanh nghiệp trọng một ngành nghề. Nội dung của hội thảo sẽ xoay quanh những vấn đề trở ngại và phát triển của ngành đó.

2. Hội thảo Workshop

Hội thảo Workshop được biết là một hoặc một chuỗi sự kiện để mọi người cùng giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức, phương pháp, kỹ năng trong một lĩnh vực nào đó. Tùy thuộc vào chủ đề và mục đích của buổi hội thảo đó mà ban tổ chức sẽ mời các diễn giả phù hợp với chương trình. Nội dung hoạt động chính của hình thức Workshop là phần nói chuyện với khách mời và giải đáp các câu hỏi. Với nhu cầu ngày càng cao, các chương trình workshop được tổ chức thường xuyên trong nhiều ngành như ý tế, giáo dục, kinh doanh, marketing,….đều có xu hướng tổ chức hội thảo để thảo luận về các vấn đề liên quan. Tuy nhiên quy mô tổ chức thường không lớn.

3. Hội thảo khoa học

Hội thảo khoa học là hội thảo được tổ chức thường niên tại các tổ chức giáo dục, viện nghiên cứu khoa học, trung tâm công nghệ, các trường đại học lớn. Host của chương trình thường là những diễn giả, chuyên gia sẽ trình bày vấn đề cùng với những người có cùng chuyên môn thảo luận, đưa ra những ý kiến chuyên sâu về một chủ đề khoa học nhất định.

4. Hội thảo du học
Đây là hội thảo được tổ chức nhằm giải đáp những thắc mắc và băn khoăn của người tham dự về các vấn đề về du học như chương trình học, cách xin học bổng, visa hay về cuộc sống tại nước ngoài. Thông thường khách mời là những bạn trẻ có nhu cầu du học và cần bổ sung kiến thức du học từ những người đi trước và mục đích của hội thảo du học cũng nhằm mục đích thu hút khách hàng và chuyển đổi thành hoạt động bán hàng cho các công ty chuyên về du học.

5. Hội thảo tập huấn

Hình thức hội thảo tập huấn có quy mô lớn hơn workshop thường diễn ra trong nội bộ tổ chức, ban ngành. Nội dung của các buổi tập huấn thường xoay quanh đến việc nâng cao kiến thức, kinh nghiệm cho cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp, tổ chức hoặc cơ sở lý luận của các ngành liên quan.

Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Để tổ chức một buổi hội thảo chuyên nghiệp cần trải qua các bước sau:

1. Xác định mục tiêu, đối tượng, chủ đề của hội thảo.

Để bắt đầu có một kế hoạch hoàn chỉnh, điều đầu tiên là ban tổ chức phải khác được các thông tin chính để tổ chức hội thảo về:

• Mục tiêu, chủ đề của chương trình hội thảo để khách mời tham dự hiểu được họ đang tham dự một chương trình hội thảo về chủ đề gì, để bám sát vào chủ đề của chương trình, tránh nhầm lẫn lạc chủ đề hội thảo,
• Xác định đối tượng tham dự, những khách mời có cùng sự quan tâm đến chủ đề của chương trình hội thảo.
• Xác định khách mời dự kiến để lựa chọn địa điểm thích hợp, phù hợp với quy mô của chương trình và thể hiện sự chuyên nghiệp của sự kiện.

2. Lên kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết

Sau khi đã phác thảo được các thông tin chính về chương trình, lúc này ban tổ chức cần phải có một bản kế hoạch chi tiết từ trước, trong và sau khi diễn ra hội thảo để người thực hiện vận hành vào bám sát theo kế hoạch thực hiện chương trình. Kế hoạch tổ chức hội thảo bao gồm:

• Mục tiêu, chủ đề của hội thảo
• Kịch bản về nội dung chính sẽ truyền đạt, trao đổi trong hội thảo
• Thời gian, địa điểm tổ chức của hội thảo
• Kinh phí dự trù tổ chức hội thảo
• Lên danh sách khách mời
• Timeline cho hội thảo
• Chuẩn bị in ấn tài liệu cần thiết cho hội thảo
• Phương án dự phòng cho các rủi ro

3. Làm việc với các diễn giả, chuyên gia trong buổi hội thảo

Trong các buổi hội thảo sự xuất hiện của các diễn giả, các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực của bạn sẽ làm tăng thêm sự chuyên nghiệp, tin tưởng và gây được sự chú ý mạnh mẽ của những người tham gia. Đây cũng là điểm cộng cho việc truyền thông sự kiện, giúp củng cố hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Muốn cho cuộc hội thêm hấp dẫn và sôi đông, ban tổ chức có thể chuẩn bị thêm các câu hỏi dành cho diễn giả hay các chuyên gia, khuyến khích mọi người đặt câu hỏi, thảo luận và đóng góp ý kiến.

4. Truyền thông cho hội thảo

Đây là một bước khá quan trọng hỗ trợ cho các bước đi đến thành công của một buổi hội thảo. Các hoạt động truyền thông không nên quá sớm hay quá muộn, sẽ làm giảm sức hút của hội thảo hay ảnh hưởng tới việc sắp xếp thời gian tham dự của khách mời. Tốt nhất truyền thông nên diễn ra trước 1 – 2 tuần trước khi hội thảo diễn ra thì tỉ lệ thành công của chương trình sẽ cao hơn và thu hút được nhiều khách mời, khách hàng tiềm năng tham dự.

Tùy theo quy mô của một buổi hội thảo mà bạn có thể áp dụng các bước truyền thông sau: 

• Gửi thư mời cho các đơn vị truyền thông, phóng viên, nhà báo.
• Tạo thiệp mời cho khách mời.
• Chuẩn bị những tài liệu cơ bản để phát cho các khách mời tham dự hội thảo.
• Nếu chu đáo hơn bạn có thể chuẩn bị quà cho khách tham dự và đơn vị truyền thông.

5. Chuẩn bị trước khi diễn ra hội thảo

• Trước khi một buổi hội thảo chính thức diễn ra, ban tổ chức đã phải có mặt tại địa điểm tổ chức để tiến hành setup, chuẩn bị không gian tổ chức như bàn ghế, sân khấu, backdrop, banner, khu vực đón tiếp,… Đảm bảo trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn LED,… hoạt động tốt, sẵn sàng cho buổi hội thảo bắt đầu.
• Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như ăn nhẹ, teabreak, phương tiện đưa đón khách mời. 
• Chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho hội thảo
• Luôn luôn có đội ngũ điều phối chương trình chuyên nghiệp, mỗi người phụ trách một vị trí và có trách nhiệm thực hiện đúng theo kế hoạch, cùng nhau kết hợp để hoàn thành chương trình thành công nhất.

6. Tổ chức hội thảo

Đến bước này thì hầu hết các khâu chuẩn bị đã phải sẵn sàng 100% để chính thức bước vào một chương trình hội thảo. Đây là phần cốt lõi của sự kiện, ban tổ chức có trách nhiệm triển khai kịch bản hội thảo theo đúng kế hoạch và timeline chương trình, đón tiếp khách mời và đảm bảo các vấn đề an ninh. Bên phía hậu trường cần thực hiện tốt các khâu kĩ thuật, thiết bị, nhân sự hỗ trợ sự kiện. Điều phối chương trình sẽ phải linh động nếu gặp phải sự cố về thiết bị, hay các vấn đề phát sinh khác, sau đó lựa chọn giải giáp dự phòng kịp thời, tránh làm gián đoạn đến thời gian tổ chức hội thảo.

7. Đánh giá, kết thúc buổi hội thảo

Việc đánh giá lại buổi hội thảo sau khi kết thúc chương trình là một quy trình cơ bản và cần thiết của người tổ chức. Điều này sẽ rất hữu ích để đánh giá lại hiệu quả của buổi hội thảo. Tổng hợp lại những điều đã thực hiện tốt, những điều còn thiếu sót trong quá trình diễn ra hội thảo. Từ đó, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ rút được kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.

Địa điểm tổ chức hội thảo quanh Hà Nội

Việc lựa chọn địa điểm đóng vai trò rất quan trọng trong thành công của buổi lễ. Do tính chất riêng, hội thảo của các đơn vị hay doanh nghiệp thường tổ chức trong các trung tâm hội nghị. Hơn nữa, địa điểm phải thuận tiện giao thông, đáp ứng yêu cầu của khách mời và mang tính chất trang trọng phù hợp với sự kiện sắp diễn ra. Nếu quý công ty còn đang băn khoăn lựa chọn, Đông Anh media sẽ gợi ý một số địa điểm tổ chức hội thảo phổ biến như:

• Trung tâm hội nghị quốc gia
• Trung tâm hội nghị và tiệc cưới Trống Đồng Palace
• Trung tâm tổ chức sự kiện và tiệc cưới HAPU
• Trung tâm sự kiện Star Galaxy
• Trung tâm tổ chức hội nghị và tiệc cưới Diamond Palace
• Trung tâm tiệc và sự kiện Vạn Hoa…