Tổ Chức Hội Nghị

Tổ chức hội nghị là một hoạt động vô cùng phổ biến, đóng vai trò quan trọng mà hiện nay chúng ta có thể thấy ở trong bất kỳ doanh nghiệp, tập đoàn hay các tổ chức nào đó. Tuy nhiên có rất nhiều những sự nhầm lẫn giữa hội nghị và hội thảo, vì vậy bài viết hôm nay Đông Anh media - Công ty tổ chức Hội nghị hàng đầu miền Bắc sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hội nghị và cách tổ chức Hội nghị chuyên nghiệp.

Ý nghĩa của việc tổ chức hội nghị

1. Quảng bá hình ảnh

Thông thường, có thể thấy, các sự kiện được tổ chức có thể nhằm nhiều mục đích khác nhau nhưng tất cả đều mang lại một ý nghĩa chung, đó là quảng bá hình ảnh. Với các sự kiện lớn mang tầm cỡ quốc gia, quốc tế, hội nghị là cơ hội để quốc gia đó quảng bá hình ảnh, khẳng định tiềm lực, vị thế. Còn đối với các sự kiện của doanh nghiệp, hội nghị là cách mà doanh nghiệp thường xuyên tận dụng để đưa hình ảnh doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng, để khách hàng hiểu hơn về giá trị mà doanh nghiệp mang lại. 

Tại các sự kiện hội nghị, sẽ luôn có báo chí, truyền thông hoặc đội ngũ media đến để đưa tin, quay lại những khoảnh khắc ý nghĩa của hội nghị. Từ đó, các chủ thể tổ chức sự kiện có thể tận dụng hình ảnh đó để đăng tải lên website, mạng xã hội tăng thêm sức ảnh hưởng đến nhiều đối tượng công chúng hơn. Đối với doanh nghiệp, đây là cơ hội để doanh nghiệp mở rộng tệp khách hàng tiềm năng. 

2. Ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới đến khách hàng

Tổ chức hội nghị còn là cơ hội để doanh nghiệp ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới đến khách hàng. Khi cần ra mắt sản phẩm, doanh nghiệp có thể tổ chức hội nghị thuần ra mắt, giới thiệu sản phẩm. Ngoài ra, tại hội nghị tri ân khách hàng, doanh nghiệp cũng có thể phối kết hợp ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới. Việc tổ chức sự kiện ra mắt giới thiệu sản phẩm là một cách tinh tế để doanh nghiệp đưa sản phẩm ra thị trường, kết nối doanh nghiệp với khách hàng tiềm năng, kích thích nhu cầu của khách hàng với các sản phẩm, dịch vụ của công ty. 

3. Tri ân khách hàng, đối tác

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tận dụng hội nghị làm một hình thức tri ân khách hàng, đối tác. Doanh nghiệp có thể tổ chức một hội nghị chỉ dành để tri ân khách hàng để thể hiện sự tận tâm và chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Tại hội nghị, doanh nghiệp sẽ gửi lời cảm ơn chân thành, thể hiện mong muốn hợp tác lâu dài trong khoảng thời gian tiếp theo đối với khách hàng. 

4. Phát triển mối quan hệ hữu nghị

Những hội nghị phát triển mối quan hệ hữu nghị thường là các hội nghị cao cấp, có sự tham gia của nguyên thủ quốc gia như hội nghị thượng đỉnh. Tại sự kiện này, các nguyên thủ của các quốc gia (thường là đàm phán giữa 2 nước) về các vấn đề có liên quan đến kinh tế, xã hội, môi trường…Thông qua cuộc đàm phán này, các nước sẽ thống nhất, ký kết hiệp định để hợp tác cùng phát triển. Trong trường hợp các hiệp định được ký kết thành công, đây sẽ là cơ hội để hai nước phát triển mối quan hệ hữu nghị, mở rộng hợp tác cũng như khẳng định tầm quan trọng, vị thế của quốc gia trên trường quốc tế. 

Ý tưởng tổ chức hội nghị ấn tượng

1. Tổ chức hội nghị kết hợp tiệc liên hoan

Tổ chức hội nghị kết hợp với tiệc liên hoan là một ý tưởng khá hay khi tổ chức hội nghị. Hội nghị thường sẽ bắt đầu vào đầu các buổi sáng hoặc chiều và kết thúc khá muộn. Do đó, khi tổ chức hội nghị, nên kết hợp với tiệc liên hoan để khách mời có trải nghiệm tối hơn khi tham gia sự kiện. 

Tiệc liên hoan có thể diễn ra ngay trong sự kiện hoặc sau khi kết thúc sự kiện tùy theo tính chất của từng sự kiện. Với các sự kiện lớn, có tính chất nghiêm túc như workshop, hội nghị khoa học tiệc liên hoan nên được tổ chức sau khi kết thúc sự kiện. Còn đối với các hội nghị như: tổng kết cuối năm, tri ân khách hàng,…doanh nghiệp có thể kết hợp với tiệc liên hoan ngay khi diễn ra sự kiện.

2. Tổ chức hội nghị kết hợp bốc thăm trúng thưởng

Tổ chức sự kiện kết hợp bốc thăm trúng thưởng được xem là ý tưởng hiệu quả để thu hút sự quan tâm của khách hàng đến với sự kiện. Ý tưởng này thường hay được các doanh nghiệp vận dụng để tổ chức các sự kiện doanh nghiệp: tri ân khách hàng, gia mắt sản phẩm mới,…Phần bốc thăm trúng thưởng nên để cuối cùng hội nghị để giữ chân khách hàng ở lại đến cuối chương trình. 

Khi truyền thông cho hội nghị, bạn có thể tận dụng các phần quà hấp dẫn của bốc thăm trúng thưởng để thu hút khách đến với sự kiện. Những phần quà có giá trị càng lớn, thu hút được nhiều sự quan tâm. 

3. Tổ chức hội nghị kết hợp show ca nhạc

Thông thường, các hội nghị khá khô khan, nhàm chán. Vì thế, bạn có thể kết hợp hội nghị với show ca nhạc là một cách để khiến hội nghị hấp dẫn và sinh động hơn. Các tiết mục văn nghệ nên đan xen với các phần khác của hội nghị để khách mời có khoảng không gian để thư giãn, thoải mái đầu óc. Dựa vào nguồn ngân sách cho hội nghị, bạn có thể thuê nhóm nhảy, vũ đoàn, ca sĩ  hoặc sử dụng các tiết mục “cây nhà lá vườn”. Trong trường hợp nguồn ngân sách cho hội nghị lớn, bạn có thể cân nhắc thuê ca sĩ nổi tiếng để gây được tiếng vang cho hội nghị, thu hút truyền thông. Các tiết mục nên có âm nhạc sôi động để tạo hiệu ứng một cách tốt nhất.

Các hình thức tổ chức hội nghị

Hiện nay các hình thức tổ chức hội nghị khá đa dạng, tùy thuộc vào mục đích của sự kiện mà chúng ta có thể liệt kê ra một số hình thức hội nghị chính như:

1. Hình thức hội nghị khoa học

Đây là hình thức hội nghị nhằm thảo luận hoặc công bố những kết quả nghiên cứu của các tổ chức, cá nhân. Tại hội thảo những chuyên gia và diễn giả sẽ trình bày các vấn đề và cùng nhau thảo luận với những người có chuyên môn, hiểu biết về khoa học. Vì vậy hình thức hội nghị này không thiên về mục đích quảng bá hình ảnh, thương hiệu cho doanh nghiệp.

2. Hình thức hội nghị ra mắt sản phẩm 

Mục đích của hội nghị này nhằm công bố, giới thiệu, quảng bá sản phẩm mới mà doanh nghiệp chuẩn bị chính thức đưa ra bày bán trên thị trường. Đây là bước đệm quan trọng giúp doanh nghiệp khẳng định thương hiệu và sự chuẩn bị kỹ càng trước khi trình sản phẩm tới tay khách hàng. Với hình thức này thì rất cần yếu tố truyền thông để giúp họ lan tỏa thương hiệu tới khách hàng hơn nữa.

3. Hình thức hội nghị tri ân khách hàng

Đây là hoạt động không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp lớn nhỏ, sự kiện này thường được tổ chức hàng năm, thường là vào cuối năm nhằm tri ân khách hàng, đối tác quan trọng đã tin tưởng, đồng hành cùng doanh nghiệp trong năm vừa qua. Tiếp nhận những ý kiến đóng góp của khách hàng để ngày càng hoàn thiện chất lượng dịch vụ và sản phẩm, từ đó có những bước cải tiến hơn trong chất lượng phục vụ khách hàng, gia tăng sự gắn kết với đối tác và khách hàng tiềm năng, để ngày càng tăng sức cạnh tranh trên thị trường.

4. Hình thức hội nghị Workshop

Một hình thức hội nghị cũng khá phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay, mục đích của một buổi hội nghị workshop là đem đến những chia sẻ kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, ngân hàng… Bên cạnh đó những người tham gia buổi thảo luận này sẽ được lĩnh hội những kiến thức, kỹ năng hay những chia sẻ những điều mình biết với mọi người tham gia.

5. Hình thức hội nghị thượng đỉnh

Hội nghị thượng đỉnh là một hội nghị cấp cao, với sự tham gia của các nguyên thủ của quốc gia hoặc nguyên thủ quốc tế để bàn về các vấn đề kinh tế, chính trị, xã hội, an ninh,… Sự chuẩn bị cho hội nghị này cần sự chu đáo, kỹ càng và an toàn tuyệt đối, đảm bảo có các phương án dự phòng trong trường hợp khẩn cấp.

6. Hình thức hội nghị tổng kết cuối năm

Đây là hình thức được tổ chức thường niên vào cuối năm tại mỗi doanh nghiệp. Sự kiện được thực hiện nhằm tổng kết tình hình phát triển, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó rút ra những bài học và vạch chiến lược phát triển kinh doanh cho năm tiếp theo.

Trên đây là một vài hình thức tiêu biểu về hình thức tổ chức hội nghị, vậy để tổ chức một buổi Hội nghị thành công thì bạn phải thực hiện các bước như thế nào? Hãy vùng Vigotrip giới thiệu tiếp đến bạn ở phần tiếp theo này nhé.

Quy trình các bước tổ chức hội nghị

1. Xác định chủ đề

Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức hội nghị đó chính là xác định chủ để rõ ràng và cụ thể sẽ giúp cho bước lên kế hoạch càng dễ dàng hơn. Đồng thời, việc xác định chủ đề trước khi thực hiện sẽ giúp bạn có thể tổ chức hội nghị xoay quanh đó và tránh được tình trạng lạc đề. Có thể nói chủ đề là cơ sở phác thảo nội dung, kế hoạch cho sự kiện.

2. Lên kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết 

Lập kế hoạch chi tiết là một bước vô cùng quan trọng trong các khâu tổ chức hội nghị, để bạn có thể bám sát và thực hiện theo từng bước theo kế hoạch, đảm bảo chương trình diễn ra theo đúng những gì đã lập ra. Trong bản kế hoạch này, bạn cần thể hiện được các yếu tố sau: 

• Xác định mục tiêu tổ chức hội nghị.
• Nghiên cứu đối tượng và lên danh sách khách mời dự kiến tham dự hội nghị: Việc xác định đúng đối tượng khách mời đóng vai trò quan trọng tạo lên thành công của một cuộc hội nghị, bạn cần xem xét đối tượng khách mời hội nghị là ai và họ có phù hợp và có sự quan tâm hiểu biết với chủ đề và mục tiêu tổ chức hội nghị hay không, để ban tổ chức bước đầu phác thảo chân dung khách hàng tham dự hội nghị.

+ Việc lựa chọn đúng đối tượng khách hàng dựa trên các đặc điểm như: Giới tính, tuổi tác, nghề nghiệp, thu nhập, khu vực sống, tình trạng hôn nhân, sở thích, lĩnh vực nghiên cứu, chức vụ,… Việc xác định sai đối tượng sẽ làm giảm hiệu quả thành công của một chương trình hội nghị.

• Xây dựng nội dung chính sẽ truyền đạt trong chương trình và ước lượng thời gian cho các bài phát biểu của khách mời.
• Xây dựng ngân sách chi tiết cho việc tổ chức hội nghị, đảm bảo cho việc chi tiêu theo kế hoạch cho các mục chính mà không lãng phí vào các mục không cần thiết.
• Lên kịch bản, timeline chi tiết về chương trình và phương án dự trù đối với những rủi ro có thể xảy ra.

3. Lựa chọn địa điểm & thời gian tổ chức phù hợp

Địa điểm tổ chức hội thảo cần đáp ứng được quy mô và phù hợp với tính chất của hội nghị. Đảm bảo được các yếu tố như giao thông thuận lợi, dễ tìm đường, an ninh cao, và nơi diễn ra hội nghị phải hiện đại đáp ứng đầy đủ các trang thiết bị thiết yếu của một cuộc hội nghị bao gồm sân khấu, máy chiếu, âm thanh, ánh sáng, mic phát biểu,…

Không chỉ vấn đề địa điểm mà vấn đề thời gian cũng vô cùng quan trọng, việc quyết định thời gian phụ thuộc vào nhiều yếu tố và thời gian nghỉ của khách mời, thường các buổi hội nghị sẽ được ưu tiên tổ chức vào cuối tuần và số lượng người tham dự cũng đông hơn những ngày thường khác. Việc quyết định thời gian tổ chức cũng phải được lên kế hoạch sớm để kịp thông báo, gửi thiệp mời tới khách mời  để họ sắp xếp thời gian tham dự.

4. Chuẩn bị tổ chức hội nghị

Sau khi đã có một bản kế hoạch triển khai chi tiết, hoàn chỉnh và đã xác định được thời gian, địa điểm tổ chức. Lúc này tiến hành chuẩn bị cho hội nghị là một điều tất yếu. Bạn bắt đầu cho các khâu setup hội nghị như:

• Chuẩn bị không gian tổ chức hội và đảm bảo đầy đủ các trang thiết bị luôn sẵn sàng cho các bài phát biểu. 
• Chuẩn bị các dịch thiết đã khách như tiệc teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón ( nếu cần thiết)
• Truyền thông cho hội nghị
• In ấn tài liệu cho khách mời
• Phát thư mời cho khách tham dự.
  

5. Tổ chức hội nghị

Như vậy với 5 bước trên bạn đã đi được một nửa chặng đường để tổ chức một chương trình hội nghị thành công rồi. Bước tổ chức hội nghị chính là phần cốt lõi và chính thức của một buổi hội nghị. Trong khi tổ chức bạn cần có một người điều phối đội ngũ thực hiện chương trình chuyên nghiệp để đảm bảo mỗi người sẽ có trách nhiệm và vị trí công việc khác nhau, cùng nhau phối hợp thực hiện. Cần chu đáo từ các khâu đón tiếp khách mời, sắp xếp vị trí ngồi, điều hành hậu trường sân khấu, đảm bảo mọi thiết bị và nội dung kĩ thuật được điều khiển trơn tru. Người điều phối còn có trách nhiệm theo sát và linh hoạt xử lý các sự cố về máy móc, khách mời linh hoạt với các phương án dự phòng, để một cuộc hội nghị được diễn ra tốt đẹp từ đầu đến cuối.

6. Kết thúc chương trình

Tại phần kết của buổi hội nghị, bạn có thể kết hợp tặng quà cho khách mời và người tham dự hoặc gửi kèm các tài liệu để khách mời có thêm thời gian nghiên cứu khi rời khỏi hội nghị.

7. Đánh giá hiệu quả hội nghị

Sau khi kết thúc hội nghị thì đừng quên phần đáng giá về mức độ thành công của hội nghị. Việc đánh giá dựa trên thực tế số lượng khách mời tham dự chương trình, những ý kiến đóng góp của khách mời và hiệu ứng truyền thông đem lại cho doanh nghiệp, tổ chức sau chương trình hội nghị. Bên cạnh đó sau hội nghị bạn cũng sẽ phải tổng kết lại những thiếu sót, những điều chưa hài lòng trong quá trình tổ chức sự kiện để rút ra những bài học kinh nghiệm để những lần tiếp theo được tổ chức tốt hơn và chuyên nghiệp hơn.

Trên đây là những kiến thức bổ ích về Tổ chức hội nghị và Quy trình tổ chức hội nghị mà Đông Anh media đã tổng hợp từ những kinh nghiệm tổ chức Hội nghị chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp tổ chức lớn nhỏ trên cả nước. Việc tổ chức Hội nghị theo một quy trình cụ thể sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức thực hiện, đồng thời hạn chế được các rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện. Để tổ chức một hội nghị thành công yêu cầu bạn phải nắm chắc được các kiến thức và quy trình thực hiện hội nghị. Đừng lo nếu bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức hội nghị chuyên nghiệp vì hiện nay có rất nhiều các đơn vị uy tín chuyên tổ chức các chương trình sự kiện, hội nghị, sẵn sàng cùng bạn thực hiện ý tưởng, kế hoạch, thực hiện chương trình khiến khách hàng hài lòng tâm đắc và Đông Anh media tự tin là một trong các công ty tổ chức sự kiện hội nghị uy tín đó.